Cách thiết lập email doanh nghiệp trên Shopify.

Danh sách nội dung

1. Giới thiệu
2. Tại sao email doanh nghiệp chuyên nghiệp lại quan trọng
3. Bắt đầu: Thiết lập tài khoản Shopify của bạn
4. Chọn tên miền cho email doanh nghiệp của bạn
5. Chọn nhà cung cấp email phù hợp cho tích hợp Shopify
6. Hướng dẫn chi tiết thiết lập email doanh nghiệp trên Shopify
7. Tích hợp email doanh nghiệp của bạn với Shopify
8. Thực hành tốt nhất khi sử dụng email doanh nghiệp trên Shopify
9. Khắc phục sự cố thường gặp
10. Kết luận
11. Câu hỏi thường gặp

Giới thiệu

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email từ một công ty với địa chỉ chung như "store123@gmail.com." Điều đó khiến bạn cảm thấy thế nào về sự chuyên nghiệp của họ? Trong bối cảnh kỹ thuật số, nơi những ấn tượng đầu tiên thường được quyết định qua email, việc thiết lập một email doanh nghiệp đáng tin cậy là rất quan trọng cho bất kỳ chủ sở hữu cửa hàng Shopify nào. Một email doanh nghiệp tùy chỉnh không chỉ cải thiện hình ảnh thương hiệu của bạn mà còn tạo dựng niềm tin và nâng cao giao tiếp với khách hàng.

Thiết lập một địa chỉ email chuyên nghiệp trên Shopify đơn giản hơn bạn nghĩ, nhưng nhiều doanh nhân lại bỏ qua bước quan trọng này. Blog này sẽ hướng dẫn bạn qua toàn bộ quy trình tạo email doanh nghiệp trên Shopify, từ việc chọn tên miền cho đến chuyển tiếp email. Đến cuối bài viết này, bạn sẽ có một hiểu biết rõ ràng về cách thiết lập email doanh nghiệp trên Shopify một cách hiệu quả, đảm bảo rằng giao tiếp của bạn cũng chuyên nghiệp như sản phẩm của bạn.

Chúng ta sẽ tìm hiểu lý do tại sao email chuyên nghiệp là cần thiết, các bước để tạo một địa chỉ qua Shopify và những thực hành tốt nhất để tối ưu hóa hiệu quả của email của bạn.

Tại sao email doanh nghiệp chuyên nghiệp lại quan trọng

Có một địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp không chỉ là yêu cầu hình thức; nó ảnh hưởng đáng kể đến độ tin cậy của thương hiệu của bạn. Đây là một số lý do bạn nên ưu tiên thiết lập email doanh nghiệp:

1. Nhận diện thương hiệu: Email gửi từ một tên miền tùy chỉnh (như info@yourstore.com) giúp thúc đẩy nhận diện thương hiệu và khiến giao tiếp của bạn trông hợp pháp hơn so với các địa chỉ email chung.

2. Niềm tin và độ tin cậy: Trong một thời kỳ đầy những cuộc lừa đảo phishing và thư rác, khách hàng có xu hướng tương tác với một doanh nghiệp sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp, vì điều này báo hiệu sự đáng tin cậy.

3. Phân tách giao tiếp cá nhân và chuyên nghiệp: Một email doanh nghiệp chuyên dụng giúp giữ cho giao tiếp cá nhân của bạn tách biệt với những giao tiếp chuyên nghiệp, giúp bạn dễ dàng quản lý hơn.

4. Cải thiện giao tiếp: Một miền email chuyên nghiệp có thể tối ưu hóa các tương tác của bạn với khách hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng, vì nó cho phép tổ chức và theo dõi tốt hơn các giao tiếp.

5. Truy cập vào các tính năng nâng cao: Sử dụng các nền tảng như Google Workspace hoặc Microsoft 365 cho email doanh nghiệp của bạn có thể cung cấp quyền truy cập vào các tính năng nâng cao, bao gồm lưu trữ đám mây, công cụ hợp tác và các tùy chọn bảo mật toàn diện.

Với những lợi ích này trong tâm trí, hãy cùng khám phá cách thiết lập email doanh nghiệp của bạn trên Shopify.

Bắt đầu: Thiết lập tài khoản Shopify của bạn

Trước khi bạn có thể tạo một email doanh nghiệp, bạn cần có tài khoản Shopify. Nếu bạn chưa đăng ký, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Gói Dịch Vụ của bạn: Shopify cung cấp nhiều gói dịch vụ để phục vụ cho các nhu cầu doanh nghiệp khác nhau. Chọn một gói phù hợp với ngân sách và yêu cầu của bạn.

2. Tạo Tài Khoản của bạn: Điền thông tin cần thiết, bao gồm địa chỉ email của bạn, mà sẽ là email của chủ cửa hàng. Email này sẽ được sử dụng cho việc quản lý tài khoản và thông báo.

3. Truy cập vào Bảng Điều Khiển của bạn: Sau khi đăng ký, đăng nhập vào bảng điều khiển Shopify của bạn. Trung tâm này sẽ cho phép bạn quản lý cửa hàng, sản phẩm và cài đặt của bạn.

Chọn tên miền cho email doanh nghiệp của bạn

Tên miền của bạn rất quan trọng để thiết lập sự hiện diện trực tuyến và thương hiệu của bạn. Dưới đây là các bước để tạo hoặc kết nối một tên miền:

1. Đăng ký một Tên Miền Mới: Nếu bạn chưa có tên miền, bạn có thể đăng ký một tên miền trực tiếp qua Shopify trong quá trình thiết lập. Chọn một tên phản ánh doanh nghiệp của bạn và dễ nhớ.

2. Kết nối với Tên Miền Tồn Tại: Nếu bạn đã sở hữu một tên miền từ nhà cung cấp thứ ba, bạn có thể kết nối nó với tài khoản Shopify của bạn. Bước này thường liên quan đến việc thay đổi cài đặt DNS tại nhà đăng ký tên miền của bạn để trỏ tới Shopify.

3. Xem xét Các Phần Mở Rộng Tên Miền: Trong khi các tên miền .com rất phổ biến, hãy xem xét các tùy chọn khác như .store hoặc .shop nếu tên miền .com bạn muốn không có sẵn. Các tùy chọn này vẫn có thể đại diện hiệu quả cho thương hiệu của bạn.

Chọn nhà cung cấp email phù hợp cho tích hợp Shopify

Shopify cho phép tích hợp với nhiều nhà cung cấp dịch vụ email, bao gồm:

• Google Workspace: Cung cấp chức năng email mạnh mẽ cùng với các công cụ năng suất như Google Drive và Docs.

• Microsoft 365: Tương tự như Google Workspace, tùy chọn này bao gồm email và các công cụ cộng tác.

• Shopify Email: Một lựa chọn đơn giản được thiết kế dành riêng cho cửa hàng Shopify, cho phép bạn tạo, gửi và theo dõi các chiến dịch email trực tiếp từ bảng điều khiển của bạn.

Chọn nhà cung cấp email phù hợp với nhu cầu và sở thích kinh doanh của bạn.

Hướng dẫn từng bước thiết lập email doanh nghiệp trên Shopify

Bước 1: Đăng ký Dịch Vụ Email đã Chọn của bạn

Sau khi bạn đã chọn nhà cung cấp email của mình, hãy làm theo quy trình đăng ký tương ứng.

Ví dụ, nếu bạn chọn Google Workspace:

1. Truy cập trang web Google Workspace.
2. Thực hiện theo hướng dẫn để tạo tài khoản và nhập thông tin doanh nghiệp của bạn.
3. Chọn gói phù hợp với nhu cầu của bạn và hoàn tất đăng ký.

Bước 2: Xác minh quyền sở hữu tên miền của bạn

Để đảm bảo an toàn cho các giao tiếp của bạn, cần phải xác minh rằng bạn sở hữu tên miền liên quan đến email doanh nghiệp của bạn. Bước này thường bao gồm:

1. Truy cập Cài đặt Tên miền của bạn: Đăng nhập vào bảng điều khiển của nhà cung cấp tên miền của bạn.
2. Thêm một bản ghi DNS: Thực hiện theo hướng dẫn do nhà cung cấp email của bạn cung cấp để thêm một bản ghi xác minh (thường là bản ghi TXT) vào cài đặt DNS của tên miền của bạn.
3. Chờ đợi sự phát tán: Thay đổi DNS có thể mất chút thời gian để phát tán, thường lên đến 48 giờ.

Bước 3: Cấu hình Cài đặt DNS cho Email Doanh Nghiệp của Bạn

Sau khi xác minh, cấu hình các cài đặt DNS để chuyển tiếp email một cách chính xác. Đây là cách thực hiện:

1. Cập nhật Bản ghi MX: Những bản ghi này xác định nơi mà email gửi đến tên miền của bạn sẽ được giao. Nhà cung cấp dịch vụ email của bạn sẽ cung cấp các bản ghi MX cụ thể để bạn nhập vào.

2. Thêm Bản ghi CNAME: Bước này thường được yêu cầu để xác thực và tạo thương hiệu cho email.

3. Thiết lập Bản ghi SPF và DKIM: Những bản ghi này giúp ngăn chặn email của bạn bị đánh dấu là thư rác. Nhà cung cấp email của bạn nên cung cấp hướng dẫn chi tiết để thêm các bản ghi này.

Bước 4: Tạo Địa chỉ Email Tùy Chỉnh

Bây giờ mà tên miền của bạn đã được cấu hình, bạn có thể tạo các địa chỉ email tùy chỉnh. Điều này có thể bao gồm:

• support@yourstore.com
• sales@yourstore.com
• info@yourstore.com

Để tạo những địa chỉ này:

1. Truy cập vào Cài đặt Email của bạn: Điều này sẽ có trong bảng điều khiển của nhà cung cấp email đã chọn của bạn.
2. Thêm Địa chỉ Email Tùy Chỉnh: Thực hiện theo hướng dẫn để tạo tài khoản email mới liên kết với tên miền của bạn.

Bước 5: Quản lý Tài Khoản Người Dùng

Nếu bạn có một đội ngũ, hãy xem xét việc tạo tài khoản người dùng cho nhân viên của bạn. Điều này cho phép họ có các địa chỉ email riêng biệt (như john@yourstore.com) để giao tiếp. Bạn có thể quản lý tài khoản người dùng trực tiếp từ bảng điều khiển của nhà cung cấp email của bạn.

Tích hợp email doanh nghiệp của bạn với Shopify

Sau khi địa chỉ email của bạn được thiết lập, bạn có thể tích hợp nó với tài khoản Shopify của bạn:

1. Truy cập Cài đặt Quản Trị Shopify: Đi tới bảng điều khiển Shopify của bạn, sau đó chuyển đến Cài đặt > Thông báo.

2. Nhập Email Doanh Nghiệp của bạn: Trong phần địa chỉ email người gửi, nhập địa chỉ email mới tạo của bạn và lưu thay đổi.

3. Kiểm tra Email của bạn: Gửi một email thử nghiệm để đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng cách.

Thực hành tốt nhất khi sử dụng email doanh nghiệp trên Shopify

Giữ Kỷ Luật Chuyên Nghiệp

• Sử dụng Định Dạng Nhất Quán: Giữ định dạng chuyên nghiệp cho tất cả các email của bạn để duy trì tính nhất quán của thương hiệu.

• Tránh Ngôn Ngữ Gây Thư Rác: Tránh sử dụng ngôn ngữ có thể kích hoạt các bộ lọc thư rác. Điều này bao gồm các cụm từ như “miễn phí,” “bảo đảm,” và “không thể tin vào mắt mình.”

Tối ưu hóa khả năng giao hàng

1. Làm sạch danh sách email của bạn: Thường xuyên cập nhật danh sách email của bạn để loại bỏ những người đăng ký không hoạt động.

2. Giám sát Sự tương tác: Sử dụng phân tích để theo dõi tỷ lệ mở và nhấp chuột, cho phép bạn tinh chỉnh chiến lược tiếp thị email của mình.

3. Cá nhân hóa giao tiếp của bạn: Tùy chỉnh email của bạn dựa trên hành vi và sở thích của khách hàng để cải thiện sự tương tác.

Tăng cường Bảo mật

• Sử dụng Mật khẩu Mạnh: Đảm bảo rằng tất cả các tài khoản email sử dụng mật khẩu mạnh, độc nhất.

• Bật Xác thực Hai Yếu tố: Điều này thêm một lớp bảo mật cho email của bạn.

Khắc phục sự cố thường gặp

Mặc dù việc thiết lập email doanh nghiệp trên Shopify thường khá đơn giản, nhưng bạn có thể gặp một số vấn đề phổ biến, chẳng hạn như:

• Email Không Giao Được: Điều này có thể do cài đặt DNS không chính xác hoặc các bộ lọc thư rác. Kiểm tra lại các bản ghi MX và CNAME của bạn.

• Lỗi Xác thực: Đảm bảo rằng các bản ghi SPF và DKIM của bạn được cấu hình chính xác.

• Email Bị Trì Hoãn: Đôi khi, những thay đổi DNS có thể mất thời gian để phát tán. Nếu bạn vừa thực hiện thay đổi, hãy cho nó một chút thời gian.

Đối với bất kỳ vấn đề nào kéo dài, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp email của bạn để được trợ giúp.

Kết luận

Thiết lập email doanh nghiệp trên Shopify là một bước thiết yếu để thiết lập sự hiện diện trực tuyến chuyên nghiệp. Bằng cách tạo một địa chỉ email tùy chỉnh phản ánh thương hiệu của bạn, bạn tăng cường niềm tin với khách hàng và tối ưu hóa giao tiếp của bạn.

Khi bạn bắt đầu hành trình này, hãy nhớ duy trì các thực tiễn email chuyên nghiệp, tối ưu hóa khả năng giao hàng và ưu tiên bảo mật. Bằng cách làm theo các bước trong hướng dẫn này, bạn có thể thiết lập email doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả và thu được lợi ích từ các tương tác khách hàng và sự tín nhiệm thương hiệu được cải thiện.

Bây giờ, đã đến lúc hành động! Bắt đầu hành trình Shopify của bạn với một email chuyên nghiệp giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu của bạn và tạo ra giao tiếp tốt hơn với khách hàng của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ email nào tốt nhất cho cửa hàng Shopify của tôi?

Dịch vụ email tốt nhất phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Google Workspace và Microsoft 365 là những lựa chọn tuyệt vời cho các tính năng email mạnh mẽ và năng suất, trong khi Shopify Email cung cấp tích hợp liền mạch cho tiếp thị qua email đơn giản.

Làm thế nào tôi có thể thiết lập chuyển tiếp email?

Chuyển tiếp email có thể được thiết lập thông qua cài đặt của nhà cung cấp email của bạn. Thông thường, bạn sẽ tạo một địa chỉ chuyển tiếp trong cài đặt email của bạn và chỉ định địa chỉ email đích mà bạn muốn chuyển tiếp email đến.

Tôi có thể sử dụng tài khoản email miễn phí cho doanh nghiệp của mình không?

Mặc dù về mặt kỹ thuật có thể sử dụng các tài khoản email miễn phí như Gmail hoặc Yahoo, nhưng không nên khuyên cho doanh nghiệp. Một địa chỉ email với tên miền tùy chỉnh (như info@yourstore.com) chuyên nghiệp hơn và nâng cao uy tín thương hiệu của bạn.

Tôi nên làm gì nếu email của tôi rơi vào thư rác?

Để cải thiện khả năng giao hàng, hãy đảm bảo rằng cài đặt DNS của bạn được cấu hình chính xác, sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp và tránh ngôn ngữ bị coi là thư rác trong email của bạn. Thường xuyên tương tác với danh sách email của bạn để duy trì uy tín gửi thư khỏe mạnh.

Bằng cách làm theo những hướng dẫn này, bạn sẽ tiến gần hơn đến việc thiết lập sự hiện diện email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp Shopify của mình.